MANDAT OG OPPNEVNING AV ARKIVPLANGRUPPE FOR UTARBEIDELSE AV ARKIVPLAN PÅ ARKIVPLAN.NO

1. MANDAT

Administrasjonssjefen gir med dette mandat til arkivpiangruppa som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med arkivplan for Leirfjord kommune. Resultat av arbeidet: Arkivpian for kommunen tilgjengelig på arkivplan.no innen l. oktober 2017.

2. ORGANISERING

Arkivplangruppe (prosjektgruppe)

Arkivplangruppas kal ha inntil seks deltakere til enhver tid og ansatte oppnevnes med følgende funksjon:

Leder og koordineringsansvarlig: Arkivleder Grete Nygård

Sekretær: Rullering blant arkivplangruppas medlemmer

Faste deltakere for øvrig:

• Sekretær ved virksomhet servicetorget: Rønnaug Salamonsen
• Sekretær ved virksomhet LBU/omsorgstjenester Maria Hagen Olsen
• Fagleder ved virksomhet teknikk og eiendom Leif-Ove 0. Olsen

Styringsgruppe: Strategisk ledergruppe

Bidragsyterelarbeidsgruppe for virksomhetene:

I perioder kan andre medlemmer utpekes for sin virksomhet og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.

IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende.

3. ANSVAR ETTER PROSJEKTPERIODEN

Arkivleder skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings- og endringsansvar for arkivplanen, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll mm.

Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.

4. RESSURSBESKRIVELSE

Alle relevante personer skal involveres i arkivplanarbeidet. Arkivplangruppa har myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Virksomhetsledere har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene. Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler til å gjennomføre prosjektet, men ved behov kan dette avklares med strategisk ledergruppe.

5. FRAMDRIFTSPLAN

Arkivgruppa skal ha en tidsplan/arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet.

Vedtatt av administrasjonssjef Britt Jonassen den 22.04.2016 (med senere justeringer) Se arkivsak 16/298-6