Når omorganiseringer planlegges, skal arkivet involveres i god tid på forhånd. Det får konsekvenser for arkivorganiseringen, endringer i sak-/arkivsystemet, arkivplanens utforming og innhold, og i tillegg endring av arkivansvar og arbeidsforhold. Riksarkivet har gitt ut en veileder som sier noe om konsekvenser for arkiv og hvordan håndtere arkiv ved omorganiseringer; Omorganisering i offentlige organer – Veiledning for arkivet.
| Konsekvenser for arkiv ved omorganisering
|
| Hendelse
|
Arkiv
|
Konsekvenser
|
Ansvar
|
| Det planlegges større omorganiseringer. Det kan være overgant til foretak, kommune- Sammenslåing eller andre større endringer
|
Arkivet skal involveres under en eventuell høring eller risiko- Vurderinger. Arkivet skal involveres i prosess fram mot vedtak
|
- Medfører endring i arkiv-organisering
- Medfører endringer i sak-/arkivsystemet-kan bli behov for ny base
- Endring i arkivplanens innhold
- Endring av arkivansvar og arbeidsforhold
|
Kommune- direktør
|
| En virksomhet skal legges ned
|
Arkivet involveres sammen med virksomhetsleder/ systemansvarlig for å vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale i fagsystem
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende informasjon til arkivplan
- Vanskeliggjør uttrekk til avlevering
- Arkivet kan komme på avveie
|
Kommunedirektør Kommunalsjef
|
| Opprettelse av ny virksomhet/opp- gradering av fag- system/innkjøp av nytt fagsystem
|
Arkivet skal varsles for vurdering av arkiv:
- Ivaretakelse av eksisterende fagsystem
- Vurdering av nytt fagsystem- egen arkivkjerne
- integrasjon mot sak-/arkivsystem
- vurdere om arkivet skal arkiveres i hht arkiv-loven med forskrifter
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende arkivdanning
- Manglende informasjon til arkivplan
- Arkivere uten godkjent elektronisk arkiv, og manglende papirarkiv
|
Kommunedirektør Kommunalsjef Systemansvarlig
|
| Hendelse
|
Arkiv
|
Konsekvenser
|
Ansvar
|
| Inngåelse av verts-kommunesamarbeid etter kommuneloven §20-1
|
Arkivet må være kjent med opprettelsen av avtalen. Arkivet oppretter egen journalførende enhet for vertskommune- Samarbeidet. Saksbehandlere og dokumentsenteret må være enige om mappestruktur og bruk av titler i saker og journalposter
|
- Blanding av arkiv fra ulike kommuner kan skape problemer med gjenfinning, ved uttrekk og avlevering til depot
- Samarbeidskommunene avslutter ikke sine arkivdeler og dokumenterer ikke i sine arkivplaner
- Leirfjord kommune får ikke registrert samarbeidsformen i arkivplanen
|
Kommunedirektør Kommunalsjef Systemansvarlig
|
| Intern omorganisering og navnebytte. Eksempel kan være sammenslåing eller splitting av virksomheter
|
Arkivet skal ha relevant informasjon før iverksettelse av endringen
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemet
|
Kommunedirektør Kommunalsjef Virksomhetsleder
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen
|
Arkivet må varsles før endringen skjer og det må opprettes avtale med dato for overgang til ny rolle i Elements og/eller fagsystemet
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemet
- Tilgang på mer enn det man han tjenstlig behov for – personvern og informasjonssikkerhet
|
Virksomhetsleder
|
| Saksbehandlere slutter eller går ut i lengre permisjoner
|
Arkivet skal varsles når dato for siste arbeidsdag er bestemt
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemet både når det gjelder ferdig-stilling av saker og dokumenter
|
Virksomhetsleder har ansvar for at saksbehandlere rydder i egne saker, avskriver og ferdig-stiller dokumenter osv
|
